ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการ

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. อธิบายความหมายของหนังสือราชการได้
2. เข้าใจและบอกรหัสประจำกระทรวง ทบวง และหน่วยราชการอิสระได้

3. เข้าใจและบอกรหัสประจำจังหวัดได้

จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ

ความหมายของหนังสือราชการหนังสือราชการ หมายถึง เอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานทางราชการ

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหนังสือราชการ

1. การใช้คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย มีธรรมเนียมควรใช้ดังนี้ คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการและคำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง

การใช้ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการ
ลักษณะพิเศษของหนังสือราชการมี 2 ลักษณะ ได้แก่
1. ลักษณะลับ คือ หนังสือราชการที่ต้องสงวนไว้เป็นความลับ ลักษณะลับแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
1.1 ลับที่สุดหรือลับเฉพาะ คือหนังสือราชการที่เฉพาะคนมีชื่อหรือได้รับการมอบอำนาจเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้นที่เปิดอ่านได้
1.2 ปกปิดหรือลับ คือหนังสือราชการที่เฉพาะเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติที่เปิดอ่านได้

2. ลักษณะด่วน คือหนังสือต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภทคือ
2.1 ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่รับหนังสือนั้น
2.2 ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
2.3 ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

หมายเหตุ : ถ้าต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับในเวลาที่กำหนดให้ระบุคำว่า ด่วนภายในและลงวัน เดือน ปี หน้าซอง

3. การใช้ถ้อยคำเฉพาะในหนังสือราชการ
ในหนังสือราชการมีวิธีเขียนดังนี้
3.1 การเกริ่นในย่อหน้าแรก ถ้าเป็นเรื่องแจ้งให้ทราบ หรือเป็นเรื่องที่มิได้กล่าวพาดพิงถึงจดหมายฉบับใด หรือข้อความใด ใช้คำว่า ด้วย โดยที่ เนื่องด้วย หรือเนื่องจาก ถ้าเป็นการอ้างเรื่องที่เคยติดต่อมาก่อนหน้านี้ หรือกล่าวพาดพิงถึงข้อความใด หรือจดหมายฉบับใด ใช้คำว่า ตาม ตามที่ หรือ อนุสนธิ และท้ายข้อความหรือท้ายย่อหน้านั้น ต้องมีคำว่า "นั้น"
3.2 การสรุปในย่อหน้าสุดท้าย โดยทั่วไปใช้ "จึง" แสดงให้ทราบถึงความประสงค์ของผู้เขียน เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา จึงเรียนมาขอความอนุเคราะห์

4. การใช้ "ที่" ในหนังสือราชการ
"ที่" เป็นเสมือนเลขทะเบียนของหนังสือราชการ ประกอบด้วยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวและต่อด้วยเลขประจำของเรื่อง โดย
4.1 รหัสพยัญชนะสองตัวแรก เป็นรหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวงทบวง และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี หรือจังหวัด
4.2 เลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ประกอบด้วยตัวเลข 4 ตัว หน้า ทับ โดยแบ่งเป็น
4.2.1 ตัวเลขสองตัวแรก สำหรับกระทรวง หรือทบวง หมายถึงส่วนราชการระดับ กรม
4.2.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง กอง ประเภทของหนังสือราชการ

หนังสือราชการ แบ่งออก เป็น 6 ประเภท ได้แก่
1. หนังสือราชการภายนอก
2. หนังสือราชการภายใน
3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

1. หนังสือราชการภายนอก มีลักษณะดังนี้
1.1 หนังสือที่มีไป - มา ระหว่างส่วนราชการที่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือ จังหวัด
1.2 หนังสือที่ติดต่อกันอย่างเป็นพิธีการ กล่าวคือ แม้จะเป็นการติดต่อกันระหว่างหน่วยงานในสังกัด ทบวง กรม เดียวกัน สามารถใช้แบบหนังสือราชการภายนอกได้เช่นกัน
1.3 หนังสือที่ส่วนราชการติดต่อกับหน่วยงานเอกชน หรือบุคคลภายนอก

2. หนังสือราชการภายใน มีลักษณะดังนี้
2.1 หนังสือที่ติดต่อกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก ใช้กระดาษบันทึกข้อความของราชการ
2.2 หากเป็นหนังสือที่เป็นสาระสำคัญ ๆ อาจใช้หนังสือภายนอกติดต่อกันได้ แม้ว่าจะเป็นการติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน

3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
หนังสือประทับตราใช้สำหรับติดต่อกันระหว่างส่วนราชการด้วยกัน และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก ในกรณีต่าง ๆ ดังนี้
3.1 การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
3.2 การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสารต่าง ๆ
3.3 การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
3.4 การแจ้งผลงานที่ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
3.5 การเตือนเรื่องที่ค้าง
3.6 การทำเป็นคำสั่งตามเรื่องที่หัวหน้าระดับกรมขึ้นไปกำหนดขึ้น

4. หนังสือสั่งการ

แบ่งเป็น 3 ประเภทได้แก่
4.1 คำสั่ง คือ ข้อความที่ราชการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
4.2 ระเบียบ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้นเพื่อเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นงานประจำ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดขึ้น โดยอาศัยอำนาจกฎหมายที่บัญญัติให้ กระทำได้

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

แบ่งเป็น 3 ประเภทได้แก่
5.1 ประกาศ คือ ข้อความที่ราชการประกาศ ชี้แจง หรือแนะแนวทางปฏิบัติแก่ประชาชนทั่วไป
5.2 แถลงการณ์ คือ ข้อความที่ราชการแถลงแก่ประชาชนเพื่อให้เข้าใจอย่างถูกต้องชัดเจนในกิจกรรมต่าง ๆ ของราชการ รวมทั้งเหตุการณ์และกรณีต่าง ๆ ที่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด
5.3 ข่าว คือ ข้อความที่ราชการเผยแพร่ให้ประชาชนทั่วไปได้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

แบ่งเป็น 4 ประเภท ได้แก่
6.1 หนังสือรับรอง
6.2 รายงานการประชุม
6.3 บันทึก

6.4 หนังสืออื่น เช่น สัญญา คำร้อง แผนที่ ฯลฯ และแบบไม่เฉพาะ เช่น ภาพถ่าย ฟิล์ม วีดิทัศน์

หนังสือราชการ.ppt

test 1.ppt