หนังสือธุรกิจ

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. อธิบายความหมายของหนังสือธุรกิจได้
2. สามารถอธิบายหนังสือธุรกิจประเภทต่าง ๆ ได้
3. บอกส่วนประกอบของหนังสือธุรกิจได้สามารถพิมพ์รูปแบบหนังสือธุรกิจได้

การเขียนจดหมาย เป็นวิธีการที่สำคัญมากวิธีหนึ่ง เพราะจดหมายสามารถสื่อความได้ละเอียด กว้างขวางและประหยัดค่าใช้จ่าย

หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย
๑. เขียนให้ถูกรูปแบบตามประเภทของจดหมายแต่ละชนิด
๒. ใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย สรรพนาม ให้เหมาะสมกับฐานะและความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้เขียนจดหมายกับผู้รับ
๓. เขียนยศ ตำแหน่ง ของผู้รับหรือบุคคลที่กล่าวถึงให้ถูกต้อง
๔. เนื้อหาเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดต้องเขียนให้รัดกุม ชัดเจน นำหลักการเขียนที่ดีมาใช้ เรียบเรียงเนื้อความแต่ละย่อหน้า
๕. เขียนสะกดคำและใช้ถ้อยคำสำนวนถูกต้อง
๖. รักษาความสะอาดเรียบร้อย
๗. ใช้กระดาษและซองสีสุภาพ
๘. จ่าหน้าซองให้สมบูรณ์ชัดเจน ปิดไปรษณียากรตามระเบียบของไปรษณีย์

จดหมายธุรกิจ
คือ จดหมายที่เขียนติดต่อกันเพื่อจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการประกอบธุรกิจ เช่น เสนอขายสินค้าและบริการ สั่งซื้อสินค้า ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของสินค้าเป็นต้น ซึ่งมีรูปแบบการใช้ภาษาในระดับเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ ไม่ใช้ภาษาปาก หรือภาษาพูด

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
๑. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย เพราะไม่ต้องเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. สะดวกและรวดเร็ว
๓. ให้รายละเอียดของข้อมูลได้มาก ชัดเจนและมีระบบ
๔. ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่องและเป็นหลักฐานทางกฎหมายได้เป็นอย่างดี
๕. ส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อสื่อสารเพื่อธุรกิจ ทั้งด้านการสร้างความสัมพันธ์ และการแจ้งข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นและทันสมัย

ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกตามจุดประสงค์ของการเขียน ได้ ๒ ประเภท ดังนี้
๑. ประเภทให้ข้อมูลข่าวสารแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับเรื่องธุรกิจ เหมาะสำหรับการนำเสนอข้อมูลที่สั้น กระชับและตรงประเด็น ได้แก่ จดหมายสอบถามและจดหมายตอบสอบถาม จดหมายสั่งซื้อและจดหมายตอบการสั่งซื้อ จดหมายร้องเรียนและจดหมายตอบการร้องเรียน จดหมายแจ้งการขอเปิดบัญชี จดหมายเชิญ จดหมายขอบคุณ เป็นต้น
๒. ประเภทโน้มน้าวใจ มีจุดประสงค์เพื่อโน้มน้าวใจผู้อ่านให้เกิดความรู้สึกคล้อยตาม จดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเสนอขาย จดหมายติดตามหนี้ จดหมายแนะนำบุคคล เป็นต้น

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไปประกอบด้วยโครงสร้าง ๓ ส่วน ดังนี้
๑. ส่วนต้น คือ ส่วนที่ระบุเหตุผลในการเขียนจดหมาย หรืออ้างอิงจดหมายที่เคยเขียนติดต่อกันมา เพื่อทำความเข้าใจกับผู้อ่าน อันจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของจดหมายได้ง่ายขึ้น
๒. ส่วนกลาง คือ ส่วนที่เป็นรายละเอียดต่างๆ ที่จำเป็นและสำคัญ หรือวัตถุประสงค์ของการมีจดหมายมาถึงผู้อ่าน ตลอดจนเอกสารต่างๆ ที่แนบมาด้วย
๓. ส่วนท้าย คือ ส่วนที่เป็นข้อความลงท้ายจดหมายหรือสรุปจุดประสงค์ เช่น การกำหนดเวลา การกระทำที่ผู้อ่านต้องปฏิบัติ การแสดงไมตรีจิต ข้อมูลที่ช่วยส่งเสริมการขาย โดยจะต้องสรุปให้ชัดเจน มีเหตุผลและส่งให้เกิดผลดีในทางปฏิบัติ ทั้งยังต้องยุติธรรมกับทั้งสองฝ่าย
รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบที่ต้องเขียนตามรูปแบบของจดหมาย ดังนี้
๑. ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุชื่อและที่ตั้งของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการของเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายมาจากที่ใด
๒. เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. คือ การระบุเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับดังกล่าว เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไป (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้)
๓. วัน เดือน ปี หมายถึง วันที่ เดือนและปีที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิง หรือการติดต่อกันในโอกาสต่อๆ ไป โดยต้องเขียนเฉพาะตัวเลข วันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช
๔. ที่อยู่ผู้รับ คือ การระบุชื่อ ตำแหน่งและที่อยู่ผู้รับ รวมถึงรหัสไปรษณีย์ เพื่อประโยชน์ในการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐาน อย่างไรก็ตาม การระบุที่อยู่ผู้รับนั้นก็ขึ้นอยู่กับความสะดวกของผู้เขียนจดหมายเอง ซึ่งอาจระบุหรือไม่ก็ได้
๕. เรื่อง คือ สาระสำคัญสั้นๆ ของจดหมายฉบับนั้น เป็นส่วนให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมาย เพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร ควรมีความยาวประมาณ ๐.๕ - ๑ บรรทัด อาจถึง ๒ บรรทัด ก็ได้
๖. คำขึ้นต้น คือ การทักทายที่เป็นการเริ่มต้นจดหมาย นิยมใช้คำว่า “เรียน” แล้วตามด้วยตำแหน่ง หรือชื่อของบุคคลที่เขียนถึง
๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย (อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้)
๘. เนื้อหาหรือใจความ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหา หรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียนอาจมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้
๙. คำลงท้าย คือ การอำลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้ “ขอแสดงความนับถือ” ทั้งนี้ต้องใช้ ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องตามระดับตำแหน่งของบุคคล
๑๐. ลายมือชื่อ คือ การลงลายมือชื่อของเจ้าของจดหมาย
๑๑. ชื่อเต็ม คือ ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ไว้ใต้ลายมือชื่อภายในวงเล็บ

ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจควรปฏิบัติดังนี้
๑. ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน เอ ๔
๒. ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
๓. รักษาความสะอาด ระมัดระวังเรื่องรูปแบบ และการสะกดคำ
๔. เว้นที่ว่างขอบกระดาษด้านละ ๑.๕ นิ้ว
๕. ควรทำสำเนาจดหมายเก็บไว้ทุกฉบับ

Download :
click ขวา save target as

หนังสือธุรกิจ.ppt

ตัวอย่าง จดหมายสมัครงาน.doc

ใบงานที่ 7 จดหมายธุรกิจ