หนังสือราชการภายนอก

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. สามารถพิมพ์คำขึ้นต้น คำสรรพนาม คำลงท้ายในหนังสือราชการได้
2. สามารถพิมพ์คำที่ใช้จ่าหน้าซองหนังสือราชการได้
3. อธิบายประเภทหนังสือราชการได้


หนังสือราชการภายนอก
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้
1. ที่ ให้ลงเลขรหัสด้วยพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
4. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
5. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ สรรพนาม และคำลงท้าย แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
6. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียวเว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
7. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
8. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
9. คำลงท้าย ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ
10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
11. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
13. โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ไว้ด้วย
14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย
ตัวอย่างหนังสือราชการภายนอก


หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายนอกด้วยคอมพิวเตอร์
1. พิมพ์ด้วยรูปแบบอักษร Angsana New ขนาดตัวอักษร 16
2. ใช้กระดาษตราครุฑ หรือกรณีที่ใช้กระดาษที่ไม่มีครุฑ จะใช้รูปครุฑที่มีขนาดความสูง 3 ซม. วางรูปภาพที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ โดยให้ความเท้าครุฑ อย่างห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 ซม.
3. การตั้งค่าหน้ากระดาษ ด้านซ้าย กำหนดระยะห่างจากขอบกระดาษเท่ากับ 3 ซม. และด้านขวาเท่ากับ 2 ซม.
4. เลขที่หนังสือ พิมพ์ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 5 บรรทัด หรือที่ระดับเท้าครุฑ
พิมพ์คำว่า “ที่” เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์รหัสพยัญชนะ และเลขที่ส่วนราชการที่ออกหนังสือ
4.1 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความเร็ว คือด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความเร็ว เหนือเลขที่ของหนังสือ
4.2 ถ้าเป็นหนังสือที่มีชั้นความลับ คือลับ ลับมาก ลับที่สุด ให้ประทับตรา หรือพิมพ์ชั้นความลับ เหนือไว้ตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษเหนือครุฑ และประที่ตรงกลางหน้ากระดาษบรรทัดล่างสุดให้ตรงแนวเดียวกับข้างบน
5. ชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือ ให้พิมพ์อยู่ในระดับเดียวกับเลขที่หนังสือ โดยใช้ตัวอักษรตัวสุดท้ายอยู่ชิดกั้นระยะด้านขวา (ใช้ระยะบรรทัดปกติ 1 Enter)
6. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
7. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์วันที่ ที่หางครุฑ เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อเต็มของเดือน เว้น 2 เคาะวรรค พิมพ์เลขของพุทธศักราช เช่น “10 มีนาคม 2551”
8. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
9. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “เรื่อง” เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อของหนังสือ
10. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
11. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำขึ้นต้นของผู้รับหนังสือ เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ฐานะของผู้รับหนังสือ
12. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
13. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “อ้างถึง” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์อ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกันมาก่อน ระบุส่วนราชการของหนังสือ เลขที่หนังสือพร้อม วัน เดอน ปี ของหนังสือฉบับนั้น
14. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
15. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ คำว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย” (ถ้ามี) เว้น 4 เคาะวรรค พิมพ์ชื่อสิ่งของ เอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือราชการฉบับนี้ หากมีหลายรายการให้แยกเป็นข้อ ๆ
16. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 9 1 บรรทัด
17. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด เว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้าย พิมพ์ข้อความ ในส่วนของข้อความ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย 3 ย่อหน้า คือ ย่อหน้าเหตุ ย่อหน้าความประสงค์ และย่อหน้าสรุป ระหว่างย่อหน้าเหตุ และความประประสงค์ จะใช้ระยะบรรทัดปกติ ส่วนระหว่างย่อหน้าความประสงค์ กับย่อหน้าสรุป จะมีบรรทัดว่างที่มีขนาดตัวอักษร 8 จำนวน 1 บรรทัด ทั้ง 3 ย่อหน้าจะเว้น 20 เคาะวรรค จากกั้นระยะทางด้านซ้ายเช่นเดียวกัน
18. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 10 1 บรรทัด
19. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์คำลงท้าย โดยให้ตรงกับวันที่ ( หรือตรงหางครุฑ)
20. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 3 บรรทัด พิมพ์ชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับคำลงท้าย
21. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ตำแหน่งของผู้ลงนาม โดยจัดกึ่งกลางกับชื่อและนามสกุลเต็มของผู้ลงนาม
22. Enter ด้วยระยะบรรทัดที่มีขนาดตัวอักษร 8 1 บรรทัด
23. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์ชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
24. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย
25. Enter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์หมายเลขโทรสาร ชิดขอบกระดาษด้านซ้ายEnter ด้วยระยะบรรทัดปกติที่มีขนาดตัวอักษร 16 1 บรรทัด พิมพ์สำเนาส่ง (ถ้ามี) ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย


Download :
หนังสือราชการภายนอก.ppt
ใบงานที่ 1 หนังสือราชการภายนอก.doc
ตัวอย่างหนังสือขอความอนุเคราะห์วิทยากรบรรยาย.doc
click ขวา save target as